Zieke werknemer op je loonlijst: zo pak je verzuim juridisch en praktisch goed aan

Een ziekmelding raakt je planning, je team én je administratieve plichten. Toch is het proces te overzien als je weet welke acties wanneer nodig zijn. In deze gids lees je wat je direct regelt bij een ziekmelding, hoeveel loon je moet doorbetalen en welke mijlpalen gelden in het eerste en tweede ziektejaar. We leggen uit welke gegevens je wél en niet mag vragen of registreren en hoe je het re‑integratieproces borgt, inclusief checks richting UWV. Zo hou je grip op ziekteverzuim en voldoe je aan de wet.

Wat regel je direct bij een ziekmelding?

• Schakel je arbodienst of bedrijfsarts in voor de verzuimbegeleiding; die professional beoordeelt de belastbaarheid en adviseert over werkhervatting. Dit is de aangewezen route voor medische informatie en begeleiding, niet jij als werkgever (Autoriteit Persoonsgegevens).

• Leg alleen gegevens vast die noodzakelijk zijn om het verzuim te kunnen verwerken, zoals de verwachte duur, bereikbaarheidsgegevens en functionele beperkingen. Vragen naar of registreren van de diagnose of oorzaak mag niet; medische gegevens verlopen via de bedrijfsarts.

Hoeveel loon moet je doorbetalen – en hoelang?

• Je betaalt tijdens ziekte maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon. In het eerste ziektejaar geldt bovendien: minimaal het minimumloon. Cao of arbeidsovereenkomst kan een hoger percentage voorschrijven (Rijksoverheid).

• Maak tijdig afspraken met je verzekeraar en je salarisadministratie zodat de loondoorbetaling correct loopt. Houd rekening met variabele loonbestanddelen volgens je cao/contract (de wettelijke ondergrens blijft hetzelfde; bron: Rijksoverheid).

Welke wettelijke deadlines gelden van dag 1 tot week 104?

De Wet verbetering poortwachter kent vaste actiemomenten voor werkgever en werknemer:

• Week 6: de bedrijfsarts/arbodienst levert de Probleemanalyse op.
• Uiterlijk week 8: jij en je werknemer stellen samen het Plan van aanpak op en benoemen een casemanager.
• Elke ±6 weken: voortgangsgesprek en bijstelling van het plan als nodig.
• Week 42: langdurige ziekte melden aan UWV (42e‑weeksmelding).
• Week 88: UWV informeert de werknemer over de mogelijke WIA‑aanvraag richting het einde van de wachttijd.
• Rond week 104: einde wachttijd; UWV beoordeelt een eventuele WIA‑uitkering.

Deze tijdslijn is door de rijksoverheid samengevat voor leidinggevenden (O&P Rijk) en sluit aan op het stappenplan van UWV (UWV).

Wat hoort er in Plan van aanpak en re‑integratie?

Het Plan van aanpak beschrijft afspraken over werkhervatting, taken, urenopbouw, aanpassingen en wie wat doet. Jij en je werknemer gebruiken de Probleemanalyse van de bedrijfsarts als basis, en jullie bespreken minimaal elke 6 weken de voortgang. Loopt het vast, dan kunnen jullie een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV (UWV).

Praktisch betekent dit:

1. Start met passend werk binnen je eigen organisatie (spoor 1) waar dat kan.
2. Als structurele terugkeer in eigen werk/organisatie niet (meer) realistisch is, bereid je tijdig een extern re‑integratietraject voor (spoor 2). De mijlpalen hierboven helpen bepalen wanneer je opschaalt.

Wat mag je wel en niet vragen of registreren?

• Niet toegestaan: diagnose, aard/oorzaak van de ziekte, specifieke behandeling of medicatie.
• Wel toegestaan als dat noodzakelijk is: verwachte duur, beperkingen/mogelijkheden in werk, lopende afspraken en bereikbaarheidsgegevens. Medische inhoud blijft bij de bedrijfsarts, die jou alleen functionele informatie mag terugkoppelen.

Zorg dat je verzuimbeleid en personeelsdossier hierop zijn ingericht, en dat alleen wie het echt nodig heeft toegang heeft tot verzuimgegevens (bron: Autoriteit Persoonsgegevens).

Welke meldingen en documenten vraagt UWV?

• 42e‑weeksmelding als je medewerker dan nog (deels) ziek is.
• Actuele Probleemanalyse, Plan van aanpak, en periodieke evaluaties als onderdeel van het re‑integratieverslag.
• Richting het einde van de 104 weken informeert UWV de werknemer over de eventuele WIA‑aanvraag en toetst UWV of de re‑integratie‑inspanningen voldoende waren (O&P Rijk; UWV).

Check: ben je op koers en AVG‑proof?

• Kloppen je deadlines en dossiers met de tijdslijn hierboven? Zo niet, plan herstelacties per week.
• Is de loondoorbetaling conform wet en cao ingericht, incl. minimumloon in jaar 1?
• Staat in je verzuimprotocol wie wat doet (leidinggevende, casemanager, HR, arbodienst) en welke gegevens wel/niet worden vastgelegd volgens de AVG‑regels?

Werk je breder aan beleid rond verzuim, instroom en behoud? Lees dan ook over HR & personeelsbeleid.