Je nieuwe collega inwerken: checklist voor de eerste 90 dagen

Zonder plan verzandt onboarding al snel in losse taken: contract tekenen, laptop regelen, een rondleiding. Gevolg: trage start en onduidelijke verwachtingen. In deze gids zet je een compact, controleerbaar onboardingprogramma neer voor de eerste 90 dagen. We koppelen praktische stappen aan wat wettelijk moet en wat bewezen werkt in Nederlandse organisaties, zodat je nieuwe medewerker snel waarde levert én blijft.

Wat is onboarding en waarom 90 dagen?

Onboarding is het proces waarin je nieuwe medewerkers planmatig laat landen in werk, team en cultuur. UWV beschrijft onboarding als een gestructureerd traject met duidelijke stappen en evaluaties om de kans op behoud te vergroten (UWV: Onboarding – goede start).

Wat moet je vóór dag 1 geregeld hebben?

• Arbeidsvoorwaarden en informatieplicht: leg kerngegevens schriftelijk vast (o.a. werktijden, loon, eventueel proeftijd) en deel deze tijdig met de medewerker. Dit volgt uit de informatie over arbeidsovereenkomsten van de overheid (Rijksoverheid: wat staat er in een arbeidsovereenkomst).
• Veilig en gezond starten: als werkgever heb je een wettelijke plicht om voorlichting en onderricht te geven over veilig werken (bijv. instructies, PBM, werkplek). Dit staat in artikel 8 van de Arbowet (Arboportaal: Arbowet art. 8).
• Basis‑IT en toegang: accounts, beveiliging, privacy‑instructies en werkplek klaar vóór dag 1 (zeker in ICT‑functies). Koppel dit aan je veiligheidsinstructie (Arbowet art. 8).
• Plan en ritme: leg de eerste 90 dagen globaal vast met doelen, trainingen en evaluatiemomenten. UWV benadrukt het belang van voorbereide kennismakingen en tussentijdse evaluaties (UWV: sterke start).

Tip: maak onboarding onderdeel van hoe je personeel werven en behouden structureert in het mkb.

Checklist: de eerste 90 dagen per fase

Fase 0: preboarding (dag −7 t/m dag 0)

• Welkomstmail met praktische info (starttijd, locatie, dresscode, contactpersoon).
• IT‑inlog en hardware klaar; beveiligings- en privacyregels klaarzetten.
• Instructies voor veilig werken op rolniveau (bijv. beeldschermwerk, thuiswerk) volgens de instructieplicht.
• Intro‑agenda week 1: rondleiding, kennismakingen, buddy/mentor.

Fase 1: dag 1–30

• Dag 1: check‑in met leidinggevende; doornemen verwachtingen, doelen voor 30/60/90 dagen.
• Verplichte veiligheids- en werkplekinstructie uitvoeren en vastleggen (Arbowet art. 8).
• Korte skills‑training voor kernprocessen en tools; eerste kleine, afgebakende taak.
• Week 2: eerste evaluatiemoment; blokkades en leervragen ophalen (UWV raadt regelmatige evaluatie aan voor een sterke start, zie UWV).

Fase 2: dag 31–60

• Verantwoordelijkheid stapsgewijs vergroten; doelen voor output en kwaliteit aanscherpen.
• Teamprocessen, security‑ en compliance‑regels verdiepen (koppel aan je instructieplicht).
• Tussenevaluatie rond dag 45–60 met concrete voorbeelden van wat goed gaat en wat nodig is; leg afspraken vast (sluit aan op het ritme van je functioneringsgesprek).

Fase 3: dag 61–90

• Werken aan zelfstandigheid en eigenaarschap; koppel KPI’s aan rol.
• 90‑dagenreview: doelen evalueren, ontwikkelplan en training afspreken, afspraken vastleggen.
• Verbeteringen aan je onboardingproces noteren op basis van feedback (UWV benadrukt continu verbeteren binnen onboarding, zie UWV).

Wat móét je minimaal borgen volgens de wet?

• Schriftelijke informatie over arbeid (o.a. werktijden, loon, proeftijd) moet duidelijk zijn voor de start; dit volgt uit de overheidspagina over arbeidsovereenkomsten.
• Voorlichting en onderricht over veilig en gezond werken zijn verplicht (Arbowet art. 8). Denk aan werkplek‑instructies, procesrisico’s en meldprocedures.
• Bij ziekte gelden vanaf dag 1 verplichtingen voor werkgever en werknemer volgens de Wet verbetering poortwachter; Rijksoverheid somt de stappen en rollen op (Rijksoverheid: regels bij ziekte). Leg afspraken en voortgang tijdig vast; verwijs je leidinggevende en medewerker hiernaar in de onboarding. Voor arbo‑ en verzuimroutes is een eigen paragraaf in je onboardinghandboek verstandig.

Meer weten over verplichtingen bij uitval? Zie ook onze uitleg over de zieke werknemer.

Welke vormen werken wanneer?

• Buddy of mentor: versnelt het leren van informele regels en verkleint drempels om vragen te stellen. Past goed bij hybride teams.
• Klasjes en e‑learning: efficiënt voor basiskennis (security, tools), zeker in ICT‑functies met standaardprocessen.
• Job shadowing en pair programming: goed om teamstandaarden en code‑conventies snel over te nemen.

Kies per rol een mix die aansluit bij risico’s (veiligheid, compliance), leervoorkeur en complexiteit. Houd vaste onderdelen (security, arbo, privacy) voor iedereen gelijk en rol‑specifieke onderdelen modulair.

Zo controleer je of onboarding werkt

• Output en leercurves: haalden we de 30/60/90‑dagendoelen? Welke blokkades kwamen we tegen?
• Beleving: korte pulse‑surveys in week 2, 4 en 8; noteer concrete verbeteringen.
• Compliance: is alle verplichte instructie gegeven en vastgelegd (Arbowet art. 8)? Zijn ziekte‑ en re‑integratiestappen op orde (Rijksoverheid)?
• Retentie‑signalen: check of verwachtingen over rol en samenwerking helder zijn en pas het takenpakket waar nodig aan.

Documenteer elke stap, wijs een eigenaar toe en verbeter het programma na elke indiensttreding. Zo wordt onboarding een vast onderdeel van hoe je teams bouwt en prestaties versnelt.